Orde in de chaos

Document management. Het is iets anders dan een document management systeem, een zogenaamde DMS. Dat is de plek waar het bestand digitaal staat, terwijl alleen document management staat voor het efficient inrichten van de documenten zelf. Zo zorg je er voor dat er samen aan een document gewerkt kan worden en houd je documenten vindbaar in de onuitputtelijke lijst van documenten.

Document management is niet alleen op het werk belangrijk. Ook thuis zal je er wel eens tegenaan lopen dat belangrijke documenten onvindbaar zijn geworden. Het kan dan helpen om de bestanden een logische naam te geven, maar we weten allemaal dat het best moeilijk is om je eraan te houden. Structuur aanbrengen is belangrijk, maar lijken we dus nog best lastig te vinden. Juist dan loont het om de goede software voor een goed document management te gebruiken.

Met deze software lukt het wel documenten goed te managen. De juiste oplossingen voor dit soort problemen kunnen je veel tijd en moeite, maar vooral frustratie besparen.

Sowieso is software binnen bedrijven van groot belang. De software is op te delen in een aantal categorieën. Je zou kunnen spreken over front- en backofficesoftware. Front aan de voorkant, richting de klant toe en back voor binnen het bedrijf. In de huidige tijd is goede software onmisbaar.  Het is ook juist het punt waarop je je zou kunnen onderscheiden van de concurrent. De software is vaak dat wat de klant het meeste van je bedrijf ziet en dat moet dus goed geregeld zijn om klanten aan je te binden.

Maar ook in de organisatie zelf, de eerder genoemde backoffice software, mag niet verwaarloosd worden. Als je als bedrijf mee wil in de kansen en mogelijkheden die deze tijd te bieden heeft, zal je mee moeten doen met de beschikbare ontwikkelingen op het gebied van software.